Respira. Somos conscientes de que la próxima presentación supone un reto para ti y que se te hace un mundo hablar en público.
Te enfrentas a miedos que no están latentes en ti como el de fallar al hablar en público, trabarte o que se te olviden cosas esenciales que querías decir, pero no pasa nada, estás en el lugar idóneo para olvidarte de ellos.
Una presentación no deja de ser una forma de ofrecer información al público, ya sea en un ámbito privado o público, y la variedad de información que puedes revelar en una presentación es infinita e imposible de cuantificar. Se puede hacer una presentación de cualquier tema que se te pueda venir a la mente en cualquier momento.
Además, las presentaciones pueden ser de carácter formal o informal, para un grupo de amigos o para uno de empresarios, internas o externas a la empresa… Hay que tener muy en cuenta estos factores a la hora de matizar el lenguaje o jerga que vayamos a utilizar a la hora de presentar nuestro tema.
En este artículo nos vamos a centrar en un tipo de presentación en concreto: la presentación de un nuevo proyecto a un grupo de expertos.
¿Por dónde empiezo?
Imagina que tienes un proyecto en manos que quieres realizar, pero necesitas asesoramiento para llevarlo a cabo o financiación. Visualiza tu proyecto, ¿lo tienes?, bien, pues manos a la obra.
Lo primero que debes de tener claro es el tiempo del que vas a disponer para presentar tu proyecto (ya sean cinco minutos o veinte) y, en base a ese dato, ajustarás todo el contenido que llevará tu presentación.
Luego pondrás sobre la mesa los diferentes puntos que quieres tocar sobre el mismo. Así, podrás formar los apartados principales del mismo y la relevancia que le querrás dar a cada uno de ellos.
Una vez que tengas tus apartados sólo hay que pensar en una introducción y una conclusión para el tema.
Otro aspecto a tener en cuenta a la hora de esquematizar tu presentación es el público al que estará dirigida la información; porque, aunque ya sabemos que es para un grupo de expertos en la materia, seguimos teniendo que tener en cuenta el grado de formalidad del evento en sí. No a todo el mundo le gusta el mismo grado de simpatía o seriedad. Por lo tanto, conviene hacer un estudio previo de las personas a las que irá dirigido el mensaje.
Consejos para crear presentaciones exitosas
- Simplifica el texto
No uses mucho texto, es mejor que emplees frases cortas o incluso sólo palabras clave que te recuerden lo que quieres decir y te encaminen a enlazar un concepto con otro.
Que la presentación tenga mucho texto tiende a volverla tediosa y a provocar que el público pierda constantemente el interés por el tema a tratar.
- Limítate a un mensaje por diapositiva
Si lo que quieres es que los oyentes se centren en lo que vas a comentar no adelantes acontecimientos, limítate a un mensaje por diapositiva.
Sino, lo que puedes hacer es echar mano de animaciones que provoquen que la información aparezca poco a poco en la diapositiva pulsando un botón. Pero sin pasarse, pues estar todo el tiempo a la expectativa de qué será lo próximo que aparecerá en pantalla aburrirá al público y los hará perder la concentración en la presentación. ¿Cuándo es un buen momento para emplear este tipo de animaciones? A la hora de enumerar elementos de una lista predeterminada.
Esto provocará que el auditorio sólo se pueda centrar en lo que estás comentando en ese momento y que no se adelanten a los acontecimientos.
- Resume tu presentación en tres puntos y ordénalos
No tienen por qué ser exactamente tres puntos, es una forma de hablar; pero sí que te vendrá bien esquematizarla en pocos apartados para que no se haga muy larga y poder así también centrarte en los aspectos más importantes a destacar en tu proyecto.
Ponle a esos puntos un nivel de importancia y ordénalos en función de eso.
- No te andes por las ramas
Habrá partes de tu presentación que domines mejor que otras y eso es totalmente lógico y normal, pues no a todos nos gusta todo lo que vamos a decir.
Por eso mismo, no caigas en el error de centrarte en lo que más te gusta a ti y darle vueltas a lo mismo. Trata de darle la misma importancia a todos los apartados de la presentación, que no quiere decir el mismo tiempo; pues habrá apartados que necesitarás explicar con más detalle por ser quizás de más difícil comprensión para el auditorio.
- Simplifica los gráficos
Está bien usar gráficos o tablas para explicar ciertos aspectos de nuestro proyecto y, además, es muy cómodo a la hora de organizar la información de la presentación. Aún así trata de no abusar de estos elementos, pues una vez más el uso repetitivo de ellos hará que el auditorio pierda el interés enseguida en lo que se está contando.
- Mantén el contacto visual y evita leer
Trata de mirar a tus oyentes a los ojos, pero sin enfocarte siempre en la misma persona y desviando la mirada de vez en cuando. Esto provocará que sientan que los estás teniendo en cuenta sin llegar a intimidarlos.
Por otro lado, esto te ayudará en gran medida a seguir la segunda parte de este consejo, que es la de no leer el texto que tengas.
- Elige bien la tipografía
Trata de emplear un tamaño de letra no muy pequeño y una tipografía de letra que vaya acorde a la temática de tu presentación. Por ejemplo, si tu proyecto tiene que ver con niños o dulces, emplear una tipografía redondeada transmitirá la calma e inocencia que se requiere para estos temas, al igual que, por ejemplo, colores pastel para las diapositivas.
- Elabora un pequeño guión esquemático con datos puntuales
Es totalmente lógico y lícito que no recuerdes cada una de las cosas que quieres comentar y en qué punto de la presentación las quieres decir.
Entonces, elabora un esquema por puntos que te ayude a recordarlo y tenlo a mano. Puedes mirarlo de vez en cuando para recordar datos que quieras tener en cuenta en tu exposición y te ayudará a tener un salvavidas para paliar los efectos negativos de los nervios.
Además, tener algo en las manos a la hora de explicar ayuda a controlar el temblor que provocan los nervios, y este guión puede ser de gran ayuda en ese sentido.
Las características de una presentación sobresaliente
Si quieres que tu presentación tenga éxito y no se les olvide fácilmente al grupo de expertos a los que les quieres exponer tu proyecto, que posea las siguientes características es tu mayor baza a favor.
En primer lugar, tu presentación debe ser breve, nada de estar media hora hablando sobre el mismo tema. Piensa que, presentaciones de este tipo habrán visto muchas y, si la tuya es muy larga, perderán interés enseguida y la descartarán igual de rápido. Por lo tanto, lo mejor es ser conciso e ir directamente al meollo del asunto.
Por otro lado, debes transmitir confianza en lo que haces y lo que estás comentando. De no ser así, nadie querrá apostar por un proyecto ambiguo y con cabos sueltos. Además de la confianza, si transmites pasión por lo que estás contando, ese entusiasmo se transmitirá al público.
Por último, trata de hacer un trabajo exhaustivo de investigación a la hora de poner en contexto datos reales sobre diferentes aspectos de la presentación, por ejemplo, a la hora de realizar un estudio de la competencia.
Algunas reglas conocidas para la elaboración de presentaciones en público
Las siguientes reglas que se van a presentar a continuación son orientativas y se pueden variar en función de las necesidades de nuestra presentación.
Además, hay que tener en cuenta que, a veces, en un proceso de selección o concurso, ya hay unas reglas previamente pactadas y debemos atenernos a ellas.
- Regla Kawasaki
Se trata de elaborar una presentación de 10 diapositivas en 20 minutos y con un tamaño de fuente de 30 puntos.
- Pecha Kucha
Unas 20 diapositivas en las que sólo se pueda gastar 20 segundos por diapositiva. En total, casi 7 minutos de presentación.
- Regla del 5x7x7
Colocar 7 líneas de texto por diapositiva con 7 palabras por línea como máximo en cada diapositiva y un máximo de 5 minutos para explicar toda la presentación.
- Ignite
Esta es una variante de la regla del Pecha Kucha, serían en total 20 diapositivas con un máximo de 15 segundos por diapositiva. En total, 5 minutos de presentación.
- Regla del 1x6x6
Establecer 1 idea principal por diapositiva con un máximo de 6 viñetas y 6 palabras por punto.
- Regla 5x5x5
Un total de 5 palabras por línea, con 5 líneas de texto por diapositiva y un máximo de 5 diapositivas para la presentación del proyecto.
Conclusión
Ahora ya no tienes ninguna excusa que te impida echarte para atrás en esa presentación tan importante que tienes entre manos. Ya ves que no es tan complicado como pensabas, y ahora menos si tienes estas pautas sobre la mesa.
Tan sólo respira hondo y, como decían en el antiguo teatro, ¡mucha mierda!
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